COMMENT GÉRER DE MULTIPLES PROJETS SANS RIEN ÉCHAPPER OU PRESQUE…

COMMENT GÉRER DE MULTIPLES PROJETS SANS RIEN ÉCHAPPER OU PRESQUE…

Par Julie Gauthier

La gestion de projet est une chose complexe, mais gérer de multiples projets est encore plus difficile sur le cœur,  encore plus si vous êtes un travailleur culturel autonome (qui travaille de chez lui). Question de vous rassurer, sur vos capacités mentales, j’y vais avec une  tranche de vie. Comme certains le savent, je porte une multitude de chapeaux.

1 : Directrice d’une organisation culturelle 

La Coopérative Paradis est un organisme difficile à financer, et une bonne partie de mon travail doit être d’assurer la santé financière de l’organisation en travaillant sur les trois grandes sources de financements (les subventions, les dons et commandites et les revenus autonomes). La mission de l’organisation est d’offrir un espace de diffusion et de création à l’ensemble de la communauté culturelle et plus particulièrement à la relève artistique. Nous avons une programmation d’une vingtaine de spectacles par année et offrons une gamme de services variés (location de salles, équipement de son et d’éclairage, service comptable, service d’impression, etc.). En plus des activités initiées par le Paradis, il y a celles des utilisateurs membres et non-membres: plus de 275 par année pour un total de 11 000 visites en moyenne.

À l’intérieur même de cette fonction, il y a une multitude de petits projets à gérer.

2 : Gestionnaire d’un projet de relocalisation

La gestion du projet de relocalisation m’oblige à porter un chapeau particulier. Une gestion de cette envergure doit être extraite du roulement quotidien de l’organisation. Ce projet à des besoins précis, un début et on espère une fin, un budget particulier.

3 : Scénariste et réalisatrice semi-assumée

Ici on entre dans mon univers de travailleur autonome. Je travaille actuellement sur différents projets de films: long-métrages en écriture, court-métrage en production etc. Ces différents projets sont tous à des étapes différentes et liés à un financement particulier. Une grande attention doit être portée sur les revenus de travailleurs autonomes et les dépenses qui y sont liées. Si vous n’y portez pas attention, votre rapport d’impôt sera un horrible cauchemar, pire que le 82e film de Freddy.

4 : Étudiante à la maîtrise en gestion de projets.

Ici j’ai ma tuque d’ado de retour sur les bancs d’école. Deux cours par session et tous les travaux, examens et lectures qui vont avec.

5 : Bénévolat

Présidente du Conseil de la culture du BSL, présente sur la table Affaires et Culture de la Chambre de commerce, présente sur le Comité Culturel du CLD, animatrice des soirées de film Kino, etc etc etc.

Bon, loin de moi l’idée de me lancer des fleurs avec cette liste rocambolesque. Habituellement j’essaye d’éviter d’aligner sur la même feuille toutes mes activités de peur que quelqu’un croit bon de m’interner ou pire pense que je ne suis jamais à la maison pour m’occuper de mon adorrraaaabbbbllllleeee fillette. Pourtant, j’y arrive, ce n’est pas toujours facile mais j’y arrive. Comment? Très bonne question. Un de mes derniers billets donnait des trucs en vrac pour tout combiner. Ici j’aimerais plutôt vous présenter deux de mes outils quotidiens pour ne rien oublier.

MA LISTE

Une to do list est un incontournable. La mienne est en papier, elle n’est pas dans un cahier en particulier. C’est juste un accessoire temporaire pour voir tout ce que j’ai à accomplir à court, moyen et long terme. Je titre chaque feuille du nom de mon projet. Ex : Cours instruments de recherche, Demandes de subvention Paradis, Court-métrage, long-métrage etc. etc. etc. etc. etc. etc . Ensuite, je liste toutes les étapes à réaliser pour chacun des projets avec les dates limites. S’il y a des dates limites (genre terminer mon mémoire pour 2021…s’t’une blague). J’ai des listes papier, des listes en version application Iphone, Ipad, ainsi de suite. Le format n’est pas important, il faut juste s’assurer de rien oublier.  Vous pouvez aussi surligner en jaune (oui le jaune est ma couleur de surligneur préféré, je suis classique là-dessus) les tâches que vous avez liquidées. Ça sert à rien mais vous pouvez pas savoir à quel point ça fait du bien.

MON AGENDA GOOGLE

Souvent on se complique l’existence. Oui gérer plusieurs projets simultanément est une tâche ardue mais s’outiller avec des logiciels complexes pour faire cette gestion ça rend rarement tout ça plus simple.

Mon agenda Google contient tout ce que je dois faire dans une semaine, par bloc. Une couleur par projet. Ici, je reporte tout ce qui est écrit sur mes listes. TOUT, j’ai bien dit TOUT. Oui corriger et faire la mise en page d’un texte est une activité qui demande d’être inscrite dans son agenda. À cela j’ajoute tous les RDV persos ou professionnels.  L’agenda Google est disponible de partout et permet d’ajouter de la description sur chacune des activités inscrites. Il est possible de partager l’agenda avec d’autres gens. Il est également facile de déplacer des blocs. À chaque fin de journée, je regarde ce qui a été fait ou non et je déplace ce qu’il y a à être déplacé. L’agenda envoi également des rappels sur votre boite courriel ou à votre cellulaire.

TRUC BONUS

Faite confiance à votre mémoire. Oui… je sais… c’est hautement angoissant mais le cerveau à ça de beau qu’il s’adapte à tout. Si vous lui demandez constamment de fonctionner en multitâches, il va finir par comprendre. Moi je n’hésite jamais à naviguer d’une tâche à l’autre au gré des « pop ups » dans mon cerveau. Mais ça, c’est moi…

Pour plus de trucs et spécialement pour les travailleurs autonomes pigistes, je vous suggère la lecture du billet de Audrey PM sur Nightlife.

Éventuellement je pourrais vous entretenir de trucs beaucoup plus techniques comme : Comment calculer le chemin critique d’un projet, c’est-à-dire identifier les activités qui ne peuvent être reportées sur le chemin d’un projet (les activités critiques) et celles qui peuvent permettre de gagner un peu de temps pour ne pas dépasser ses échéances.

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Une réflexion sur “COMMENT GÉRER DE MULTIPLES PROJETS SANS RIEN ÉCHAPPER OU PRESQUE…

  1. Pingback: Un saut dans l’univers de Julie Gauthier, Jeune personnalité Desjardins 2014! | Coop Paradis

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